Brunel_Blog_TimeToPlan

Zeitmanagement - Methoden zur besseren Strukturierung

Donnerstag, 18. April 2019

Wer in seinem Job strukturiert und erfolgreich ist, erfreut nicht nur den Arbeitgeber, sondern tut auch sich selbst etwas Gutes. In der modernen Arbeitswelt ist es aber nicht immer leicht, Prioritäten zu setzen, den Überblick zu bewahren und allen Erwartungen gleichermaßen gerecht zu werden. Die folgenden 10 Tipps zum Zeitmanagement können Ihnen zu noch mehr Zufriedenheit im Berufsleben verhelfen.

10 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

1. Schriftlich planen

Um das Unterbewusstsein schon im Schlaf für sich arbeiten zu lassen und den kommenden Arbeitstag besser überblicken zu können, sollte dieser möglichst schon am Vorabend schriftlich geplant werden. Die Übersicht ist jedoch nur dann für Ihr Zeitmanagement hilfreich, wenn ausnahmslos alle To-dos und Termine wie auch Kleinigkeiten und Routineaufgaben aufgeführt werden. Im Laufe des nächsten Tages können die Stichpunkte dann nach und nach erledigt und abgehakt werden.

2. Realistisch bleiben

Häufig kalkulieren wir zu optimistisch und überschätzen unsere Zeit. Deshalb sollte möglichst nur etwa die Hälfte des Stundenkontos fest verplant werden. Alles andere schafft nur Frustration. Denn Unvorhergesehenes und soziale Kontakte nehmen stets mehr Zeit in Anspruch, als wir gemeinhin denken.

3. Aufgaben bündeln

Fassen Sie vergleichbare Aufgaben zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. Dies gibt dem Tag eine erste Grobstruktur. Nutzen Sie für wichtige To-dos Zeiten mit biologisch bedingten Leistungshochs, etwa am frühen Vor- oder am späten Nachmittag. Es bringt jedoch nichts mit dieser Methode und den geplanten Arbeitsblöcken zu starr umzugehen – bewahren Sie sich eine Flexibilität, die Ihrem beruflichen Umfeld gerecht wird.

4. Limits setzen

Die meisten Menschen gehen mit Geld sehr sorgsam um und kalkulieren geplante Ausgaben im Voraus. Doch mit unserer Zeit sind wir deutlich verschwenderischer, obwohl diese noch wertvoller als Geld ist. Wer sich also Zeitlimits für bestimmte Aufgaben setzt, kann freiwerdende Ressourcen an anderer Stelle aufwenden.

5. "Stille Stunden" einführen

Ständige Erreichbarkeit ist heutzutage Segen und Fluch zugleich. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, eine feste Stunde am Tag nicht für Anrufe oder sonstige Störungen erreichbar zu sein, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Auch aufs morgendliche Checken der E-Mails bereits während des Frühstücks sollte verzichtet werden. Nur wer Ruhephasen auch wirklich zur Erholung nutzt, kann zur rechten Zeit Hochleistung bringen.

6. Prioritäten einhalten

Wer auf jeden Anruf und jede Mail sofort reagiert, unterliegt einem permanenten „Ablenkmanöver“, das viel Produktivität einbüßt. Widersetzen Sie sich dem täglichen Alarmismus und konzentrieren Sie sich auf wirklich wichtige Aufgaben, nicht auf die vermeintlich dringlichsten! Fragen Sie sich immer wieder selbst: Was bringt mich meinen Zielen näher? Und was würde passieren, wenn ich etwas nicht tue?

7. Meetings kürzen

Besprechungen sollten im Stehen abgehalten und strikt auf 30 Minuten begrenzt werden. Denn stehend kommt jeder deutlich schneller auf den Punkt und der klar abgesteckte Zeitrahmen diszipliniert zur effektiven Teilnahme. Auch sollten die elementarsten Punkte ganz am Anfang besprochen werden, nicht am Ende.

8. Nein sagen

Alles perfekt erledigen zu wollen und es allen recht zu machen ist ein ambitionierter Ansatz, aber schlichtweg nicht zu leisten. Setzen Sie bewusst Grenzen und lehnen Anfragen auch mal wohlbegründet und in konstruktiver Form ab. Faustregel: Nein sagen, wenn möglich, ja sagen, wenn nötig. Zeigen Sie zugleich alternative Lösungen auf, werden Ihre Mitmenschen mit einer Absage auch gut umgehen.

9. Zeittagebuch führen

Hinterfragen Sie sich kontinuierlich und halten Sie Ihre Fortschritte und Optimierungspotenziale in einem Erfolgstagebuch fest. Haben Sie Ihre heutigen Zeitziele erreicht? Was hat Sie daran gehindert? Wie können Sie es beim nächsten Mal besser machen? Damit geben Sie Ihren Zielen die nötige Verbindlichkeit und schaffen sich selbst gegenüber Transparenz.

10. Balance finden

Gutes Zeitmanagement heißt nicht, in immer kürzeren Phasen mehr zu schaffen. Vergessen Sie Ihre persönlichen Lebensziele neben den beruflichen niemals. Denn perfektes Zeitmanagement ist nicht nur ein Karrierehelfer, sondern auch der Schlüssel zu einer ausgewogenen Work-Life-Balance.

Buchtipp

Sie möchten mehr rund ums Zeitmanagement erfahren? Dann empfehlen wir Ihnen das Buch „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ von Prof. Dr. Lothar Seiwert, einem der renommiertesten Experten zu diesem Thema. Mit alltagsnahen Erzählungen, anschaulichen Illustrationen sowie Checklisten und Fragebögen verhilft dieser Ratgeber zu einer ganzheitlichen und aktiven Lebensgestaltung.

Zusätzlich wissenswert:

Wie finde ich heraus, was die wirklich wichtigen Aufgaben sind?

Wirklich wichtige Dinge erkennen Sie, wenn Sie sich klar und deutlich vor Augen führen, welches Ihre Ziele sind. Wenn Sie sich zudem noch überlegen, was passiert, wenn Sie Aufgaben nicht oder zu spät erledigen, erkennen Sie in der Regel, was wirklich dringend ist. 

Wie kann ich eine Aufgabe am besten an Kollegen oder Mitarbeiter delegieren?

Um dies in die Wege zu leiten, muss als erstes geklärt werden, ob die Aufgabe überhaupt von jemand anderem übernommen werden kann. Im nächsten Schritt sollte herausgefunden werden, wer die Fähigkeiten und Kapazitäten hat, um dies zu übernehmen. Im Anschluss geht es darum, die Aufgabe und die damit verbundenen Anforderungen gut verständlich und umfassend zu übermitteln. Kommunikation ist hier das A und O. Zu guter Letzt ist es für die erfolgreiche Delegation sinnvoll, einen Überblick zu behalten, wie die Aufgabe umgesetzt wird. Wenn möglich sollten Sie zudem für Rückfragen und eventuelle Motivation der ausführenden Person zur Verfügung stehen. 

Was bedeutet der Begriff "Zeitdiebe"?

Zeitdiebe sind Aufgaben und Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen und einem die Zeit "stehlen". In der Regel handelt es sich hier um zeitintensive Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber keine allzu große Wichtigkeit haben. Für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist es hilfreich, die Zeitdiebe zu identifizieren und wenn möglich abzubauen. Dann bleibt mir Zeit für die wirklich wichtigen Themen.

Was ist das Pareto Prinzip?

Bei diesem Prinzip handelt es sich um eine Regel, bei der 80% der Ergebnisse mit einem Aufwand von 20% erzielt werden. Ein Beispiel dafür wäre ein Unternehmen, das 80% des Umsatzes mit 20% ihrer Kunden erwirtschaftet.

 

Artikel in Ihrem Netzwerk teilen: