Terminplanung

Gut getaktet durch den Arbeitsalltag

Montag, 9. September 2019

Unsere Arbeit wird zunehmend komplexer, volle Terminkalender und E-Mail-Postfächer prägen den Alltag. Wer den Durchblick bewahren will, kommt ohne persönliches Zeitmanagement nicht aus. Grund genug, sich die Zeit zu nehmen für ein Gespräch mit Prof. Dr. Lothar Seiwert, dem führenden Experten zum Thema, der unter anderem den Klassiker „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ geschrieben und den Weltbestseller „Simplify your Life“ mitverfasst hat.

Herr Prof. Dr. Seiwert, kurz vor unserem Gespräch habe ich noch schnell meien E-Mails gecheckt. Jetzt habe ich das Gefühl, ich hätte eine Nachricht sofort beantworten müssen. Wahrscheinlich hätte ich besser nicht nachschauen sollen, oder?

Nein, besser nicht (lacht). Denn ein Großteil der täglichen Mails erledigt sich einige Zeit später von selbst. Andere sind zwar dringend, aber nicht wirklich wichtig. Dennoch erliegen viele Menschen der Tyrannei der Dringlichkeit und meinen, auf jeden Anruf und jede Mail sofort reagieren zu müssen – mit dem Ergebnis, dass sie permanent abgelenkt werden und von einer Aufgabe zur nächsten springen. Das kostet irrsinnig viel Produktivität. Viele Freiberufler sagen mir deshalb, dass sie samstags deutlich mehr schaffen als in der gesamten Woche, weil sie endlich ohne Unterbrechungen arbeiten können. Häufg muss dann auch noch der Sonntag dran glauben und schon ist man im Hamsterrad gefangen.

Prof. Dr. Lothar Seiwert
Prof. Dr. Lothar Seiwert

Was empfehlen Sie als Gegenmittel?

Ich empfehle eine sinnvolle Aufgaben-Zeit-Verteilung, die sich natürlich am jeweiligen Umfeld orientieren muss. Generell rate ich dazu, den nächsten Tag möglichst schon am Vorabend schriftlich zu planen und dabei auch Pufferphasen vorzusehen. Vergleichbare Aufgaben sollten hierbei zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammengefasst werden, um dem Tag so eine erste Grobstruktur zu verleihen. Sinnvoll ist es zum Beispiel, die Zeit vor 10 Uhr mit einer wichtigen A-Aufgabe zu verbringen, die konzentriertes Arbeiten ohne Unterbrechungen erfordert. Gleiches gilt für die Zeit zwischen 16 und 17 Uhr, in der wir ebenfalls ein Leistungshoch haben. Dazwischen bleibt ausreichend Zeit für Korrespondenz mit Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten. Optimal wäre es zudem, täglich eine „Stille Stunde“ festzulegen, in der man sich durch Anrufe oder sonstige Störungen nicht von wirklich wichtigen Arbeiten abbringen lässt. Diese sollte sich an den biologisch bedingten Leistungshochs orientieren.

Klingt einleuchtend. Aber wie lässt sich zwischen vermeintlich dringenden und wirklich wichtigen Anfragen unterscheiden?

Dazu gibt es leider keine allgemeingültige Regel. Es hängt ganz von den Rahmenbedingungen sowie vom individuellen Empfnden und der eigenen Erfahrung ab. In der Praxis ist es aber doch eher so, dass häufig derjenige zuerst bedient wird, der am lautesten schreit. Mit dem Ergebnis, dass wir uns in 50 bis 60 % unserer Zeit mit Dingen beschäftigen, die nur vermeintlich dringend sind. Rettungssanitäter verfolgen demgegenüber eine andere Strategie. Hier gilt ganz bewusst die Regel: „Wer schreit, der lebt noch!“ Viel wichtiger könnte stattdessen das Opfer sein, das bewusstlos im Graben liegt und entsprechend nicht auf sich aufmerksam machen kann. Das Gleiche gilt auch im Büroalltag: Auch hier sollten wir lernen, uns dem täglichen Alarmismus zu widersetzen. Denn letztlich gilt doch: Wenn ich die Dinge entschleunige, dann gewinne
ich am Ende Zeit hinzu.

Inwiefern beeinflusst das Gefühl der ständigen Erreichbarkeit unser Zeitempfinden?

Da hat sich unglaublich viel verändert, was vor allem mit Mobiltelefonie, Social Media und der zunehmenden E-Mail-Flut zusammenhängt, die es vor 20 Jahren so noch nicht gab. Vor Kurzem war ich für ein bekanntes IT-Unternehmen tätig. In einer spontanen Umfrage haben dort 100 % der Veranstaltungsteilnehmer zugegeben, dass sie schon morgens beim Frühstück ihre E-Mails checken und nachsehen, ob jemand etwas bei XING oder Facebook gepostet hat. Das alles schafft eine künstliche, stetig zunehmende Dringlichkeit.

Welche weiteren typischen "Sünden" im Zeitmanagement vieler Berufstätiger haben Sie erkannt?

Große Zeitfresser sind auch Meetings und Besprechungen. Aufwand und Ertrag stehen hier oftmals in keinem Verhältnis. Das lässt sich leicht durch die Praxis belegen: Ein Meeting, das um 10 Uhr angesetzt ist, dauert in der Regel bis zum Mittagessen, wird der Termin erst um 11:30 Uhr angesetzt, dauert er interessanterweise ebenfalls bis zum Mittag. Doch wird dabei kaum weniger erarbeitet als bei einer längeren Besprechung! Parallel empfehle ich, das Meeting im Stehen abzuhalten und strikt auf 30 Minuten zu begrenzen. Denn stehend kommt jeder deutlich schneller auf den Punkt und tut gleichzeitig etwas für seine Gesundheit. Unbedingt sollte man außerdem darauf achten, die wichtigsten Aspekte ganz am Anfang und nicht, wie meist üblich, zuletzt zu besprechen.

Weil wir teilweise dazu neigen, unsere Zeit zu überschätzen?

Ja, das ist die andere Seite der Medaille. Häufg planen wir zu optimistisch. Das ist im Kleinen nicht anders als bei Großprojekten wie dem Berliner Flughafen oder Stuttgart 21. Deshalb sollte möglichst nur etwa die Hälfte der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit fest verplant werden. Alles andere schafft nur Frustration.

Viele Menschen betrachten Arbeitsmodelle wie Gleitzeit, Homeoffice, Halbtagsstellen oder die geregelte Tätigkeit nach Stundenkonto als Lösung für eine optimale Work-Life-Balance. Ist das realistisch?

Diese Modelle sind Fluch und Segen zugleich. Denn viel entscheidender als die Frage, wann und wo ich arbeite, ist die innere Haltung: Wir alle müssen lernen, Grenzen zu setzen und auch mal „Nein“ zu sagen. Nur auf dieser Basis ist es möglich, ein erfülltes Berufsleben zu führen. Das sollte dann aber kein abweisendes, autoritäres Nein, sondern möglichst ein begründetes sein. Zeige ich dann noch Verständnis für die Belange des anderen und biete womöglich noch alternative Lösungen an,  können unsere Mitmenschen deutlich besser mit einem Nein umgehen.

Geht eine bessere Work-Life-Balance zulasten der Unternehmen? Oder profitieren Arbeitgeber am Ende eher davon?

Ich bin fest davon überzeugt, dass beide etwas davon haben: der Mitarbeiter, weil er selbstbestimmter und effektiver ist; die Firma, weil die Angestellten produktiver arbeiten und deutlich weniger krank sind. Wichtig ist allerdings, dass die Firmenleitung vorbildlich vorangeht. Ein gutes Beispiel dafür habe ich im Rahmen meiner Beratungstätigkeit für einen DAX-Konzern erlebt: Hier wurde es von ganz oben angeordnet, keine Telefonkonferenzen mehr am Freitagnachmittag anzusetzen oder E-Mails vom Wochenende erst am Montagmorgen versenden zu dürfen.

Welches Umdenken brauchen wir, um zu einer nachhaltig veränderten Arbeitskultur zu kommen?

Da gibt es noch viel zu tun. Zum Beispiel, indem wir alle gemeinsam lernen, zwischen vermeintlich Wichtigem und wirklich Wichtigem zu unterscheiden. Auf der anderen Seite gibt es aber auch gute Nachrichten: Als ich Ende der 1970er-Jahre mein Berufsleben bei einem großen Stahlkonzern begann, wurde mir deutlich zu verstehen gegeben, dass ich abends bis mindestens 21 Uhr vor Ort zu sein habe, wenn ich noch etwas im Unternehmen werden wolle. Das war reine Schikane. Diese Form der Anwesenheitspflicht ist Gott sei Dank deutlich zurückgegangen. Schade nur, dass stattdessen diese unsägliche E-Mail-Kultur an die gleiche Stelle getreten ist.

Vielen Dank für das Gespräch.

Artikel in Ihrem Netzwerk teilen: