Digital vernetzte Menschen

Virtuelles Arbeiten – so klappt es auch im Team

Montag, 11. Mai 2020

Eine gute und funktionierende Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Dies gilt insbesondere für Teams, die virtuell agieren. Wir geben Ihnen Tipps, wie die gemeinsame digitale Arbeit erfolgreich ablaufen kann, um für alle Projektbeteiligten das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Die gute Nachricht vorweg: Dank der zunehmenden Globalisierung und des digitalen Fortschritts haben Arbeitnehmer heutzutage weitaus mehr Möglichkeiten virtuell zusammenzuarbeiten als noch vor einigen Jahrzehnten. Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass eine digitale Arbeitsweise nicht nur die Flexibilität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch die Produktivität und Liquidität des Geschäftsbetriebes positiv beeinflussen kann. Dort, wo es den Job bereichert, setzen Arbeitgeber somit vermehrt auf die Option, ihre Belegschaft von überall aus arbeiten zu lassen. Doch sollten Arbeitnehmer ein paar Dinge beachten, wenn die Vorgesetzten und Kollegen nicht mehr nur ein paar Meter vom eigenen Schreibtisch entfernt arbeiten.

Mann arbeitet von Zuhause

Regelmäßiger und transparenter Austausch

Sowohl zwischen Führungskräften und Mitarbeitern als auch im Team unter Kollegen muss die enge Kommunikation untereinander oberste Priorität haben – das gilt nicht nur für die beruflichen, sondern vor allem auch für die zwischenmenschlichen Themen. Denn sind Mitarbeiter beispielsweise größtenteils mobil tätig, reduzieren sich ihre sozialen Kontakte – Gespräche in der Teeküche oder der private Austausch mit den Lieblingskollegen fallen weg. So nimmt das Team oder der Vorgesetzte unter Umständen nicht wahr, wenn ein Mitarbeiter unzufrieden ist, sich unter- oder überfordert von seinen Projekten fühlt oder Gesprächsbedarf hat, der sich nicht direkt mit den aktuellen Aufgaben und Themen in Verbindung bringen lässt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher trotz der räumlichen Distanz regelmäßig nach dem gegenseitigen Befinden erkundigen und Raum für offene Gespräche schaffen. Eine gute Lösung zur Sicherstellung eines regelmäßigen Feedbacks kann es sein, einen Team-Chat oder kurze, wöchentliche Meetings einzuführen, die gerne auch für privatere Gespräche genutzt werden dürfen.

Klare Struktur und Zuständigkeiten

Ein weiterer wichtiger Baustein für eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit ist eine klar strukturierte Organisation: Die jeweiligen Verantwortlichkeiten der einzelnen Team-Mitglieder sollten rechtzeitig festgelegt und der Workload untereinander fair und entsprechend der Kenntnisse und Fähigkeiten aufgeteilt sein. Vorab definierte Guidelines unterstützen dabei, dass jeder in der digitalen Arbeitsgruppe selbstständig agieren kann. Feste Zeitpläne spielen bei der Planung ebenfalls eine wichtige Rolle. Auch müssen die Nutzung der verwendeten Tools und die technischen Zugänge im Vorfeld geklärt sein, unter Umständen benötigt jeder Mitarbeiter entsprechende Tutorials sowie Richtlinien, was bei auftretenden Problemen zu tun ist. Essenziell ist außerdem ein flüssiger und transparenter Informationsaustausch, um sich über den aktuellen Projektstand zu beraten – beispielsweise mit einem täglichen Jour fixe in Form einer Videokonferenz.

Da in der digitalen Arbeitswelt die schriftliche Kommunikation gegenüber dem persönlichen Wort klar überwiegt, ist es umso wichtiger, sich unmissverständlich auszudrücken. Denn mitunter werden eine Intention oder eine Emotion über schriftliche Kanäle vom Empfänger falsch oder negativ interpretiert. Des Weiteren kommt in virtuellen Teams oftmals das „Free-Rider-Problem“ vor. Nach dem Motto: Niemand fühlt sich angesprochen, der Kollege kümmert sich schon. Nachrichten müssen von daher immer mit einer klaren Zielsetzung verfasst sein und Adressaten direkt angesprochen werden natürlich ohne in den Befehlston zu verfallen.

 

Text: Elisabeth Stockinger

Artikel in Ihrem Netzwerk teilen: