Empfehlungsschreiben

Empfehlungsschreiben

Ein Empfehlungsschreiben ist ein wertendes Schreiben, in dem sich ein Arbeitgeber oder Personaler wohlwollend über die Leistungen sowie die Arbeitsweise eines Arbeitnehmers äußert. Einen inhaltlichen Schwerpunkt bilden die Soft Skills. Das Empfehlungsschreiben ist eine optionale Anlage in der Bewerbung und muss nicht vom Arbeitgeber ausgestellt werden. Im Vergleich zum Arbeitszeugnis folgt das Empfehlungsschreiben keinem klaren Aufbau und ist individueller und persönlicher formuliert. Das Empfehlungsschreiben verfolgt das Ziel, den ehemaligen Arbeitnehmer für eine angestrebte Position zu empfehlen. 

Formale Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben

  • Druck auf Firmenpapier
  • Das Empfehlungsschreiben sollte den Namen sowie Kontaktdaten des Referenzgebers enthalten, falls der potenzielle Arbeitgeber Fragen zum Bewerber hat
  • Max. eine Din A4-Seite
  • Das Schreiben sollte aus der Perspektive des Referenzgebers formuliert sein, da es sich bei der Empfehlung um eine Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Arbeitnehmer handelt
  • Eine Bewerbung sollte nicht mehr als drei Empfehlungsschreiben beigelegt werden
  • Fehlerlos und ordentlich formatiert

Elemente eines Empfehlungsschreibens

  1. Anschrift des Ausstellers
  2. Anschrift des Empfängers
  3. Ort und Datum
  4. Betreffzeile: „Empfehlungsschreiben für (Name des Empfängers)“
  5. Einleitung: Vorstellung des Empfehlungsgebers und Angabe des Ausstellungsgrunds
  6. Hauptteil:  Dauer der Tätigkeit, Auflistung der Erfolge und Leistungen des Empfängers sowie Benennung der Soft-Skills, die der Adressat besonders geschätzt hat, Vermittlung persönlicher Wertschätzung
  7. Schlussteil: Begründung, warum sich der Empfänger besonders gut für die neue Stelle eignet, Grußformel, Unterschrift

Für wen eignen sich Empfehlungsschreiben?

  • Arbeitnehmer, die einen Jobwechsel planen
  • Berufseinsteiger
  • Bei der Bewerbung auf eine Führungsposition oder für Bewerber, die eine neue Position innerhalb des bestehenden Unternehmens anstreben
  • Nach erfolgreichem Absolvieren eines Praktikums, einer Werkstudententätigkeit, eines Auslandsaufenthalts, eines Traineeships, eines Stipendiums
  • Freiberufler

Für was eignen sich Empfehlungsschreiben?

  • Bei einer beruflichen Veränderung
  • Für Bewerber, die sich auf Praktika, bestimmte Studiengänge oder Stipendien bewerben

Positionierung des Empfehlungsschreibens innerhalb der Bewerbung

Das Empfehlungsschreiben ist Teil des Anhangs innerhalb der Bewerbung und wird, falls vorhanden, zusätzlich ins Anlagenverzeichnis mit aufgenommen. Es befindet sich unmittelbar hinter dem Lebenslauf. Ein Hinweis auf das Empfehlungsschreiben innerhalb des Bewerbungsanschreiben sorgt dafür, dass die Empfehlung vom Personalverantwortlichen nicht übersehen wird. Einige Unternehmen entscheiden sich z.B. aus Zeitgründen gegen ein Empfehlungsschreiben, geben aber ihr Einverständnis dazu, ihre Kontaktdaten in die Bewerbung mit aufzunehmen. In diesem Fall bietet es sich an, folgende Informationen des Empfehlungsgebenden auf einem eigenen DIN A4-Blatt anzugeben:

Titel (wenn vorhanden), Vorname, Nachname

Position

Unternehmen

E-Mail

Telefonnummer/Mobilnummer


Worin liegt der Unterschied zum Arbeitszeugnis?

Empfehlungsschreiben Arbeitszeugnis

Die Ausstellung eines Empfehlungsschreibens ins freiwillig. Der Arbeitnehmer hat keinerlei Ansprüche auf ein Empfehlungschreiben. 

Festangestellte Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. 

Individuelles, persönliches und wertschätzendes Schreiben.

Sachlich formuliertes Dokument, muss wohlwollend verfasst sein.

Keine verdeckte Zeugnissprache, keine Vorgaben hinsichtlich Formulierungen, Struktur und Inhalt. 

Integration verdeckter Codes zur Beurteilung der Leistung eines Arbeitnehmers, obligatorische Verwendung verkehrsüblicher Zeugnissprache (z.B. "zur vollsten Zufriedenheit").

 

Wie unterscheidet sich das Empfehlungsschreiben vom Referenzschreiben?

In der Praxis werden beide Begrifflichkeiten oft im gleichen Kontext zueinander verwendet. Tatsächlich gibt es aber einen wesentlichen Unterschied zwischen beiden Begriffen. Im Vergleich zum Empfehlungsschreiben wird das Referenzschreiben allgemeiner formuliert. Das Empfehlungsschreiben hat eine sehr individuelle Note und ist auf den Empfänger zugeschnitten. Im Aufbau unterscheiden sich beide Schreiben nicht voneinander. 

 

Wer stellt eine Empfehlung oder eine Referenz aus? 

Universität oder Fachhochschule: An Universitäten oder Fachhochschulen werden Empfehlungen oder Referenzen von Professoren ausgestellt. Es eignen sich nur solche Professoren, die fachverwandt sind, und mit denen der Empfehlungs- oder Referenzempfänger zuvor persönlichen Kontakt hatte.

Festangestellte im Job: Empfehlungs- oder Referenzschreiben in Unternehmen werden zumeist von nächst höheren Vorgesetzten ausgestellt. Wechselt der eigene Chef, ist das Empfehlungsschreiben vom ehemaligen Vorgesetzten ausstellen zu lassen. 

Freiberufler: Bei Freiberuflern stellen Kunden oder all diejenigen Empfehlungs- oder Referenzschreiben aus, für die eine Leistung erbracht wurde.

 

Weblinks: