Jour fixe

Jour fixe ist ein regelmäßig wiederkehrender, meistens wöchentlicher Termin, in dem sich ein Personenkreis zu Besprechungen zusammenfindet. Das Format wird häufig innerhalb von Unternehmen genutzt, um in einem Team die aktuelle Lage und anstehende Projekte zu debattieren. Auch im deutschen Sprachgebrauch hat sich der französische Begriff Jour fixe durchgesetzt. Alternative Formulierungen sind Regeltermin, Wochenmeeting oder Regelkommunikation.

Was steckt hinter dem Konzept des Jour fixe?

Ein Jour fixe ermöglicht bestimmten Gruppen innerhalb eines Unternehmens einen regelmäßigen zweckungebundenen Austausch. Wichtige und kritische Themen werden nicht verschoben, sondern regelmäßig debattiert, reflektiert und deren Fortschritt engmaschig überwacht. Die Teilnehmer reservieren sich langfristig den Zeitpunkt des Jour fixe, um Terminkollisionen mit anderen Verpflichtungen zu vermeiden und eine regelmäßige Anwesenheit zu gewährleisten. Das Konzept stammt ursprünglich aus dem Projektmanagement.

Wann und für welche Anlässe eignet sich ein Jour fixe?

Häufig ist ein Jour fixe an bestimmte Anlässe gebunden. Typisches Beispiel ist der regelmäßige Austausch über Fortschritt, Zwischenergebnisse und Planung laufender Projekte. Aktuelle Problemstellungen, die einer langfristigen Bearbeitung bedürfen (z. B. Umstrukturierungen), sind ebenfalls Anlass für ein Jour fixe. Hierbei gilt es, die Teilnehmer der Besprechung auf dem aktuellen Stand zu halten. Nicht zuletzt dient ein Jour fixe auch der Verbesserung der Arbeitsatmosphäre, der Stärkung des Teamgeistes und der Klärung/Vermeidung von Konflikten. Schlussendlich veranstalten manche Betriebe auch ein regelmäßiges Treffen, um den Angestellten die Möglichkeit einzuräumen, sich mit Fragen, Anregungen und Sorgen an die Führungskräfte zu wenden.

Wie wird ein Jour fixe vereinbart?

Anders als bei einem Meeting wird für ein Jour fixe ein regelmäßiger, wiederkehrender Termin festgesetzt. Essenziell ist die Vereinbarung eines festen Zeitpunktes (z. B. donnerstags um 08:00 Uhr) und Treffpunktes. Dabei ist darauf zu achten, dass dann alle zuvor festgelegten Akteure langfristig zeitlich verfügbar sind. Dies gewährleistet die gemeinsame Teilnahme von Personen, die ansonsten terminlich schwer zusammenzuführen sind. Eine explizite Einladung ist entbehrlich. Empfehlenswert ist allenfalls ein kurzer Reminder via Handy oder Mail. Idealerweise werden bereits im Voraus Punkte wie Ablauf, Moderation und Protokollführung geklärt. Die Teilnahme ist für den definierten Personenkreis obligatorisch. Eine Verhinderung muss möglichst frühzeitig bekannt gegeben werden und evtl. ist es auch sinnvoll, einen Stellvertreter zu bestimmen.

Wie ist der Ablauf eines Jour fixe?

Die Dauer eines Jour fixe beträgt meistens eine halbe Stunde und ist damit kürzer als ein Meeting. Anfangs wird geprüft, ob die im vergangenen Termin formulierten Ziele erreicht wurden. Anschließend werden die zuvor definierten Themen präzise formuliert und diskutiert. Vor Ende des Jour fixe werden die kommenden Aktivitäten festgelegt, es werden Aufgaben verteilt und die kommende Zusammenkunft wird besprochen. Für den Ablauf sind ein Moderator sowie ein Schriftführer unverzichtbar, der das Protokoll allen Teilnehmern zukommen lässt.

Welche Fehler treten häufig bei einem Jour fixe auf und wie lassen sich diese vermeiden?

Ein häufiger Fehler sind thematische Ausschweifungen, die durch eine klare Fokussierung vermieden werden können. Auch sollte ein Jour fixe nicht zum Selbstzweck durchgeführt werden. Sollte der seltene Fall eintreten, dass keine Themen auf der Agenda stehen, darf ein Jour fixe auch einmal ausfallen. Umgekehrt sollten die Teilnehmer dem Termin nur aus wichtigen Gründen fernbleiben. Eine unklar definierte Themenauswahl zieht ein Jour fixe in die Länge und muss unbedingt vermieden werden.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Jour fixe?

Die kurze Dauer bei gleichzeitig hoher Themenfokussierung sorgt für eine große Effizienz und hohe Motivation bei den Teilnehmern. Der wiederholende Termin garantiert – anders als ein Meeting - eine maximale Anwesenheitsquote. Prozesse werden fortlaufend betrachtet und die Verschleppung von innerbetrieblichen Schwierigkeiten wird vermieden. Nachteilig wirkt sich ein Jour fixe möglicherweise aus, wenn die Termine in einem unpassenden zeitlichen Intervall (zu häufig oder zu selten) abgehalten und thematisch nicht sinnvoll gefüllt werden. In diesem Fall kann sich der unterstützende Effekt für die Gesamtorganisation ins Gegenteil umkehren.