Projektleiter

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Ein Projektleiter verantwortet die operative Planung und Steuerung von Projekten im Rahmen eines Auftrags und innerhalb eines festgelegten Zeit- und Budgetplanes. Um die vorgegebenen Ziele zu erreichen, erstellt der Leiter eine detaillierte Ablauf- und Terminplanung für das Projekt und legt die hierfür benötigten Ressourcen fest. In der Regel verfügen Projektleiter über ein abgeschlossenes Studium des Ingenieurwesens, der Chemie und weitere Fachbereiche, je nach Aufgabenbereich. Da ein Projektleiter in erster Linie über enormes Fachwissen und methodisches Know-how verfügt, gibt es auch Quereinsteiger ohne abgeschlossenes Studium. Hinzu kommt, dass die meisten Projektmanager eine entsprechende Ausbildung absolviert haben und ein aussagekräftiges Zertifikat vorweisen können. 

Die typischen Aufgaben eines Projektleiters

Die Aufgaben des Projektleiters sind vielfältig und unterscheiden sich je nach Branche und Unternehmen. Zwar gilt es für ihn, in jedem Projekt die Zielvorgaben zu erreichen, doch wie der Weg dorthin aussieht, ist stark abhängig vom jeweiligen Industriebereich.

Folgende übergreifende Tätigkeiten haben jedoch alle Projektleiter gemeinsam:

Vor Beginn des Projektes:

Analyse und Projektsteckbrief: Zu Beginn eines Projektes ist es die Aufgabe des Projektleiters, die Anforderungen der Stakeholder zu analysieren und das Projektumfeld kennenzulernen. Darauf basierend entwirft der Projektleiter einen Projektsteckbrief. Die Planung umfasst eine kurze Projektbeschreibung, steckt die Projektziele ab, zählt Projektbeteiligte auf und gibt Informationen über Terminfristen, Kosten und Risiken, die im Rahmen des Projekts auftreten können.

Teamzusammenstellung: Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts stellt sich der Projektleiter in einem zweiten Schritt sein Team zusammen und definiert damit die Projektorganisation. Dazu wägt er Kompetenzen und Befugnisse ab, weist Teammitgliedern eine Aufgabe, oder komplette Aufgabenbereiche zu und erstellt Arbeitspaketbeschreibungen.

Projektstrukturplan: Schließlich widmet sich der Projektleiter der Definition der einzelnen Projektphasen. In diesem Zusammenhang erstellt er einen detaillierten Projektstrukturplan inklusive einzuhaltender Fristen und Termine, stellt Meilensteine heraus, leitet Maßnahmen ab, legt mögliche Risiken offen sowie Wege, diese zu bewältigen.

Während der Projektumsetzung:

Projektüberwachung: In der Phase der Projektumsetzung hat der Projektleiter eine überwachende Funktion und achtet darauf, dass Kosten, Terminfristen, Richtlinien und Ziele eingehalten werden. Dazu steuert und koordiniert er Projektaktivitäten, führt regelmäßig Statusabfragen oder –Meetings durch, priorisiert Aufgaben und dokumentiert den Projektfortschritt. Im Falle von Ressourcenknappheit oder unerwartet auftretenden Problemen muss der Projektleiter lösungsorientiert handeln und Maßnahmen ergreifen, um den zukünftigen Erfolg des Projekts sicherzustellen. Da der Erfolg des Projekts wesentlich vom Projektteam abhängig ist, gehört es ebenfalls zu den Aufgaben eines Projektleiters, sein Team zu motivieren und Konfliktsituationen aus dem Weg zu räumen.

Reporting: Die regelmäßige Kommunikation mit den Stakeholdern über den Fortschritt des Projekts ist das A und O. Hierzu erstellt der Leiter des Projekts Statusreporte in den einzelnen Phasen des Projekts, unabhängig davon, ob es sich dabei um ein im Bau befindliches Fußballstadion oder um die Erweiterung einer Industrieanlage handelt. Hierdurch wird Transparenz geschaffen und Zielvorstellungen sowie Anforderungen können ggf. rechtzeitig korrigiert werden. So wird sichergestellt, dass das Projekt pünktlich beendet und der budgetäre Rahmen eingehalten werden kann.

Beendigung des Projekts: Ist das Projekt beendet, liegt es am Leiter, einen Abschlussbericht zu erstellen und die einzelnen Projektphasen Revue passieren zu lassen. Gegebenenfalls setzt sich der Projektleiter abschließend mit dem gesamten Team zusammen, um den Verlauf des Projektes zu besprechen und Lernfelder für zukünftige Projekte zu analysieren.

Einsatzgebiete für Projektleiter

Ob chemische Industrie, Automobilhersteller oder ein Unternehmen, das für den Bau von Straßen und Brücken bekannt ist: es gibt eine immer stärkere Tendenz zur Projektarbeit, die eine Vielzahl an Kompetenzen voraussetzt. Neben der Projektorganisation, einem effizienten Qualitätsmanagement und einer genauen Projektsteuerung, obliegen dem Leiter eines Projekts noch weitere Aufgaben. Zu seinem Job gehört auch, dass der Terminplan eingehalten wird, das Projektteam besetzt wird, und dass die Mitglieder des Projekts stets Hand in Hand arbeiten.

Zu den täglichen Herausforderungen zählen dabei unter anderem, dass es bei einem Projekt auf dem Bau nicht zu Lieferengpässen bei dem Material kommt oder dass die Stakeholder aufgrund von Verzögerungen Bedenken äußern.

Welche Kompetenzen muss ein Projektleiter mitbringen?

Fachkenntnisse:

  • Zertifikat im Projektmanagement, z. B. nach Prince2, IPMA oder PMI
  • Tiefgehende und fachkompetente Branchenkenntnisse
  • Abgeschlossenen Ausbildung/ ein Studium im jeweiligen Industrie-Bereich, in dem er ein Projekt übernimmt

Softskills:

  • Ausgeprägtes Geschick in der Kommunikation mit Stakeholdern, Dienstleistern und Mitarbeitern
  • Analytisches Denkvermögen und unternehmerisches Denken
  • Bereitschaft zur permanenten Weiterentwicklung
  • Belastbar in Stresssituationen

 

Berufsausbildung und Qualifikation

Eine klassische Ausbildung für Projektleiter gibt es nicht. In der Regel arbeiten zukünftige Leiter zunächst als Projektmitarbeiter, übernehmen anschließend erste Teilprojekte und steigen schließlich in eine leitende Position auf. Die Basis für einen Job als Projektleiter bildet üblicherweise ein Studium, zum Beispiel der Wirtschaftswissenschaften, Informationstechnik, des Bauwesens oder des Maschinenbaus. Zusätzlich sollten Leiter, die mit komplexen und großen Projekten betraut werden, mehrere Jahre Berufserfahrung mitbringen.
Da der Projektleiter in der Regel sein eigenes Team hat und dieses koordinieren muss, sind zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine geschickte Kommunikation von besonderer Bedeutung. Gutes Organisationstalent sowie ausgeprägte Sozial- und Führungskompetenzen sind besonders wichtig, damit Projekte gelingen.
Darüber hinaus sollte er über ein gutes Durchsetzungsvermögen verfügen. Um schnell auf Probleme und herausfordernde Situationen reagieren zu können, sollte der Projektleiter belastbar und flexibel sein.

 

Weiterbildung

Projektleiter können sich gut im Projektmanagement weiterbilden. Dazu gibt es zahlreichen Schulungen und Seminare. Wer noch nicht lange als Leiter eines Projekts arbeitet, für den bieten sich evtl. Seminare rund um Grundlagen und Methoden des Projektmanagements an. All diejenigen, die schon mehrere Jahre Berufserfahrung haben, können zum Beispiel ihre Führungskompetenzen über entsprechende Weiterbildungen verbessern oder ein Seminar im Bereich Lean-Management belegen.

Weblinks:

Projekte-leicht-gemacht.de: Aufgaben eines Projektleiters – Eine lange Liste – Projekte leicht gemacht https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-in-der-praxis/aufgaben-eines-projektleiters-eine-lange-liste/