Referenzschreiben

Referenzschreiben

Bei einem Referenzschreiben handelt es sich um ein schriftliches Dokument, in dem sich der Referenzgeber positiv über eine Leistung oder einen Auftrag äußert. Das Referenzschreiben wird oft mit dem Empfehlungsschreiben verwechselt, das ebenfalls den Zweck verfolgt, den Empfänger weiterzuempfehlen. Das Referenzschreiben ist aber im Vergleich allgemeiner formuliert und bezieht sich weniger auf die persönlichen und zwischenmenschlichen Stärken des Adressaten.

Folgende Inhalte sollten im Referenzschreiben stehen:

  • Aufgaben und Tätigkeitsschwerpunkte
  • Erworbene Qualifikationen und Fähigkeiten
  • Erfolge
  • Arbeitseinstellung

Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?

Grundsätzlich ist dazu jede Person berechtigt. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass der Aussteller eine höhere berufliche Position innehat als der Empfänger des Referenzschreibens. Je höher die berufliche Position, umso größeren Wert wird dem Referenzschreiben zugewiesen. Referenzgeber können z.B. Vorgesetzte, Dozenten, Lehrer, Professoren oder Ausbilder sein. Freiberufler greifen am besten auf Referenzen von Kunden zurück.

An welcher Stelle befinden sich Referenzschreiben in der Bewerbung?

Innerhalb der Bewerbung kann das Referenzschreiben hinter dem Lebenslauf und vor den Zeugnissen positioniert werden. Damit das Referenzschreiben nicht untergeht, ist dieses innerhalb des Anlagenverzeichnisses, wenn vorhanden, zu erwähnen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, die Referenzen im Lebenslaufs zu platzieren. Der Referenzgeber muss dann mit dem vollen Namen, der Position im Unternehmen sowie den Kontaktdaten am Ende des Lebenslaufs genannt werden. Alternativ dazu kann der Referenzgeber auch unterhalb der jeweiligen beruflichen Station Platz finden. Darüber hinaus kann das Bewerbungsanschreiben eine Möglichkeit bieten, Referenzen zu benennen. Auch hierbei sollte auf die vollständige Benennung des Namens, der Position im Unternehmen sowie der Kontaktdaten des Referenzgebenden geachtet werden. 

Aufbau eines Referenzschreibens

Ähnlich wie beim Empfehlungschreiben unterliegt auch das Referenzschreiben keinem strikten Aufbau. Referenzschreiben enthalten in der Regel aber folgende Bestandteile, damit sich Arbeitgeber einen Eindruck des Bewerbers machen können: 

1. Anschrift des Referenzgebers: Vollständiger Name, Anschrift des Unternehmens, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

2. Anschrift des Adressaten: Vollständiger Name und Adresse

3. Betreffzeile: "Referenzschreiben für XY"

4. Der Referenzgeber stellt sich und das Unternehmen vor. 

5. Der Referenzgeber beschreibt das Arbeitsverhältnis sowie die Zusammenarbeit mit dem Referenzempfänger.

6. Der Referenzgeber beschreibt die Qualifikationen und Fähigkeiten des Arbeitnehmers, geht auf Erfolge ein und umreißt Soft Skills sowie die Persönlichkeit des Arbeitnehmers. 

7. Datum und Unterschrift

Für wen eignen sich Referenzschreiben?

Referenzschreiben eignen sich für Bewerbungen auf alle denkbaren Stellenpositionen, Studienplätze (Bachelor oder Master), Professuren, Habilitationen oder Stipendien. Sie geben zukünftigen Arbeitgebern oder Lehrstuhlinhabern die Chance, sich über Bewerber bei ehemaligen Chefs, Teamleitern oder Professoren über die Arbeitsleistung, Fähigkeiten sowie Soft Skills der Bewerber zu informieren. Auf diese Weise können Arbeitgeber oder Professoren die in der Bewerbung angegebenen Qualifikationen, Tätigkeitsfelder und Soft Skills abgleichen und sich so ein authentisches Bild des Bewerbers machen. Werden in der Bewerbung Referenzgeber benannt, müssen diese vorab um Erlaubnis gefragt werden. 

Welchen Vorteil bieten Referenzen in einer Bewerbung?

Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen, die von Arbeitgebern wohlwollend formuliert werden müssen, sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, eine Referenz auszustellen. Referenzen sind in der Regel viel subjektiver formuliert als Arbeitszeugnisse und berufen sich weniger auf codierte Formulierungen, die in Arbeitszeugnissen zur Benotung von ehemaligen Angestellten genutzt werden. Hat ein Arbeitgeber von einem ehemaligen Arbeitnehmer einen negativen Eindruck, ist es somit sehr unwahrscheinlich, dass dieser sich die Mühe macht, eine Referenz aufzusetzen, um ihn weiterzuempfehlen. Ist der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber hingegen sehr positiv gesonnen, zeugt eine Referenz für den zukünftigen Arbeitgeber von hoher Glaubwürdigkeit.

Darüber hinaus können Referenzen in Bewerbungen einen deutlichen Vorteil gegenüber solchen Bewerbungen bewirken, die ausschließlich ein Arbeitszeugnis enthalten. Referenzen sind freiwillig und liegen längst nicht jeder Bewerbung bei. Das wiederum lässt einen Bewerber aus der breiten Masse hervorstechen und kann die Entscheidung eines Personalverantwortlichen positiv beeinflussen.

Referenzen können auch für Freiberufler oder Berufseinsteiger positiv sein, die gerade ihre Ausbildung oder das Studium beendet haben und sich nun auf einen festen Job bewerben möchten. Da sich Freiberufler in keiner Festanstellung befinden, haben diese auch kein Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Referenzen können somit als Ersatz für ein Arbeitszeugnis dienen. Berufsanfänger können oft nur Praktika vorweisen. In diesem Fall kann eine Referenz, die die Hard- und Soft Skills des Bewerbers gut umreisen, von Vorteil sein.

Empfehlung – die Alternative zur Referenz

Alternativ zum Referenzschreiben können sich Jobsuchende auch eine Empfehlung ausstellen lassen. Das Empfehlungsschreiben unterscheidet sich insofern vom Referenzschreiben als dass dieses auf eine konkrete zukünftige Stelle ausgelegt ist, auf die sich der Jobsuchende bewerben möchte. Das Empfehlungsschreiben eignet sich vor allem für Stipendien, Studiengänge, Beförderungen, Praktika oder Auslandssemester. Das Referenzschreiben hingegen kann für Freiberufler oder Berufsanfänger von Vorteil sein. Weder im Inhalt noch im Aufbau Inhaltlich unterscheidet sich die Empfehlung nicht von der Referenz. Mehr zum Empfehlungsschreiben erfahren Sie hier.

 

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